Une facture pro forma est un document commercial, apparenté à une facture définitive sans en avoir la valeur légale, qui sert à entamer le processus commercial.
Une facture pro forma, ou "pour la forme", n’est en effet pas une facture au sens classique. Il s’agit d’un brouillon, d’un modèle généré par le vendeur, et qui va contenir les produits à vendre, avec leur prix et description. Lorsque le vendeur fournit une facture pro forma à son client potentiel, il lui transmet une première proposition et fait part de ses conditions générales de vente.
Différents éléments distinguent fondamentalement une facture pro forma d’une facture définitive :
- elle n’est pas comptabilisée par l’entreprise car elle n’a pas la moindre valeur fiscale,
- elle est purement informative, n’engage pas les parties (vendeur et acheteur) à commercer ensemble et ne peut donc servir à exiger un paiement,
- sa numérotation est différente des factures définitives,
- elle porte le titre "Facture pro forma" de façon claire, afin de ne pas être confondue avec une facture définitive.
Les factures pro forma sont généralement envoyées à l’acheteur avant que tous les paramètres de la potentielle transaction soient connus. La facture pro forma est donc un document provisoire, ajustable, mais qui permet de dessiner les contours de la transaction à venir.
Un particulier ou une entreprise qui souhaiterait emprunter de l’argent auprès d’une banque peut se servir d’une facture pro forma émanant du prestataire afin d'étayer sa requête.
Les factures pro forma sont également utilisées pour déclarer en douane la valeur de marchandises, dans le cas de transactions internationales.
Source : debitoor.fr